AFAS Processen optimaliseren
Onze medewerkers komen oorspronkelijk uit het vakgebied HR, Payroll & Finance. Zij hebben zich later AFAS machtig gemaakt. Hierdoor zijn zij bekend met de processen binnen uw organisatie en staan zij dicht tegen de gebruiker aan. |
Uw organisatie kan nog zulke goede software hebben, maar als medewerkers er niet efficiënt mee werken, wordt de potentie van de software niet benut. Dit is waarom AFAS optimalisatie belangrijk is. De consultants van AIMS Improve hebben veel ervaring en expertise in AFAS software en de bijbehorende vakgebieden. Zij hebben gemerkt dat het vaak niet aan de software ligt, maar aan de kennis en begeleiding van de gebruikers en de investering in opleiding.
Dus waarom zou u ervoor kiezen om alleen het achterstallig onderhoud en de processen in AFAS aan te pakken? In een volledig plan voor AFAS optimalisatie onderscheiden wij voor uw bedrijf de volgende onderdelen:
De inrichting van AFAS moet passen bij uw organisatie, medewerkers en werkprocessen. Dit kan alleen worden gerealiseerd door middel van goede samenwerking tussen alle betrokken partijen.
Key-users zijn ambassadeurs van de software en spelen een belangrijke rol in de adoptie van de software door alle gebruikers. Het is belangrijk om voldoende key-users te hebben en hen op te leiden zodat zij de software goed kunnen gebruiken en andere gebruikers kunnen helpen.
Het is van groot belang dat alle gebruikers de software adopteren en er goed mee kunnen werken. Dit kan alleen worden bereikt door middel van de juiste opleiding en begeleiding.
Een duidelijke structuur met heldere rollen voor applicatiebeheer, key-users en business owners is essentieel voor een goede samenwerking en optimale prestaties van de software.
Er moet onderscheid worden gemaakt tussen perfectief en adaptief onderhoud. Perfectief onderhoud houdt in dat bestaande functionaliteiten worden onderhouden en verbeterd. Adaptief onderhoud richt zich op het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten.
Het is belangrijk dat de AFAS software up-to-date is volgens de jaarplanning van AFAS.
AFAS optimaliseren is geen gestandaardiseerd proces. De aard van uw organisatie en de mensen die er werken zijn bepalend voor het stappenplan. Daarom beginnen we met een uitgebreide kennismaking. We komen er graag achter met wie we samenwerken, wat uw sterke kanten zijn en waar u hulp bij kunt gebruiken. Daarna zetten wij de ‘AIMS Barometer’ in: wij onderzoeken hoe uw AFAS-omgeving is ingericht. De bestaande data uit AFAS geeft ons goed inzicht in het gebruik van AFAS binnen uw organisatie en geeft een goede indicatie van de problemen.
Hierna stellen wij samen met u vast waar structurele verbeteringen mogelijk zijn en waar de prioriteiten en de ‘quick wins’ liggen. Daarna maken wij het onderscheid in onderhoud aan bestaande functionaliteiten (perfectief onderhoud) en nieuwe functionaliteiten (adaptief onderhoud). Om te zorgen dat uw medewerkers ‘key users’ en ambassadeurs van de software worden, houden we workshops gericht op het vergroten van de kennis van AFAS.
Aan het einde van het traject volgt altijd een test- en evaluatiefase. Dat kent u ongetwijfeld als de periode waarin uw medewerkers eigenlijk geen tijd hebben, maar wel zelfstandig – zonder de optimalisatiepartner – de nieuwe functionaliteiten en de nieuwe werkwijze eigen moeten maken. Onze consultants hebben dit als gebruiker zelf meegemaakt en vonden dit nooit prettig. Want pas als je echt met de software aan het werk gaat, merk je waar het spaak loopt. En als je werkt onder tijdsdruk, grijp je makkelijk terug op oude, vertrouwde methoden. Waardoor je aan goed testen niet toe komt. Daarom staan onze consultants ook tijdens het testen en evalueren naast uw medewerkers. We gaan samen het traject in en we sluiten het samen af.
U hebt het meest aan een consultant die past bij uw organisatie. Iemand die weet voor welke specifieke uitdagingen u staat, die dat zelf al heeft meegemaakt. Daarom beginnen we altijd met het zoeken naar een ‘warme klik’. Wij zoeken dan naar iemand die bijvoorbeeld zelf in HRM, Finance of Payroll heeft gewerkt en weet hoeveel impact een nieuwe functionaliteit kan hebben op uw organisatie en uw werkzaamheden. Deze consultant bespreekt samen met u de uitgangssituatie en wat er gedaan moet worden om AFAS optimaal te gaan gebruiken. Wilt u meer weten over de mensen achter onze consultants? Hoe wij geschikte medewerkers werven: mantelzorg en andere levenservaring is een pré.