AFAS Processen optimaliseren
Onze medewerkers komen oorspronkelijk uit het vakgebied HR, Payroll & Finance. Zij hebben zich later AFAS machtig gemaakt. Hierdoor zijn zij bekend met de processen binnen uw organisatie en staan zij dicht tegen de gebruiker aan. |
Elke organisatie die optimaal gebruik maakt van AFAS weet: de software kan nog zo goed ingericht en up-to-date zijn, als niemand precies weet hoe het te gebruiken werkt het niet efficiënt. De inrichting moet aansluiten bij de werknemers, en zij moeten vervolgens tijd krijgen en nemen om te leren omgaan met AFAS. De consultants van AIMS zijn ‘Oude Meesters’, mensen met expertise in uw vakgebied èn in AFAS software. En zij merken in de praktijk vaak dat het niet aan de software ligt. Zij zien niet voldoende kennis of begeleiding van gebruikers en onvoldoende investering in opleiding. Zij komen regelmatig tegen dat men niet op de hoogte is van bestaande functionaliteiten. Dat applicatiebeheer teveel druk ervaart en teveel tijd kwijt is aan incidenten.
Dus waarom zou u ervoor kiezen om alleen het achterstallig onderhoud en de processen in AFAS aan te pakken? In een volledig plan voor AFAS optimalisatie onderscheiden wij de volgende onderdelen.
AFAS optimaliseren is geen gestandaardiseerd proces. De aard van uw organisatie en de mensen die er werken zijn bepalend voor het stappenplan. Daarom beginnen we met een uitgebreide kennismaking. We komen er graag achter met wie we samenwerken, wat uw sterke kanten zijn en waar u hulp bij kunt gebruiken. Daarna zetten wij de ‘AIMS Barometer’ in: wij onderzoeken hoe uw AFAS-omgeving is ingericht. De bestaande data uit AFAS geeft ons goed inzicht in het gebruik van AFAS binnen uw organisatie en geeft een goede indicatie van de problemen.
Hierna stellen wij samen met u vast waar structurele verbeteringen mogelijk zijn en waar de prioriteiten en de ‘quick wins’ liggen. Daarna maken wij het onderscheid in onderhoud aan bestaande functionaliteiten (perfectief onderhoud) en nieuwe functionaliteiten (adaptief onderhoud). Om te zorgen dat uw medewerkers ‘key users’ en ambassadeurs van de software worden, houden we workshops gericht op het vergroten van de kennis van AFAS.
Aan het einde van het traject volgt altijd een test- en evaluatiefase. Dat kent u ongetwijfeld als de periode waarin uw medewerkers eigenlijk geen tijd hebben, maar wel zelfstandig – zonder de optimalisatiepartner – de nieuwe functionaliteiten en de nieuwe werkwijze eigen moeten maken. Onze consultants hebben dit als gebruiker zelf meegemaakt en vonden dit nooit prettig. Want pas als je echt met de software aan het werk gaat, merk je waar het spaak loopt. En als je werkt onder tijdsdruk, grijp je makkelijk terug op oude, vertrouwde methoden. Waardoor je aan goed testen niet toe komt. Daarom staan onze consultants ook tijdens het testen en evalueren naast uw medewerkers. We gaan samen het traject in en we sluiten het samen af.
U hebt het meest aan een consultant die past bij uw organisatie. Iemand die weet voor welke specifieke uitdagingen u staat, die dat zelf al heeft meegemaakt. Daarom beginnen we altijd met het zoeken naar een ‘warme klik’. Wij zoeken dan naar iemand die bijvoorbeeld zelf in HRM, Finance of Payroll heeft gewerkt en weet hoeveel impact een nieuwe functionaliteit kan hebben op uw organisatie en uw werkzaamheden. Deze consultant bespreekt samen met u de uitgangssituatie en wat er gedaan moet worden om AFAS optimaal te gaan gebruiken. Wilt u meer weten over de mensen achter onze consultants? Hoe wij geschikte medewerkers werven: mantelzorg en andere levenservaring is een pré.